Terminbuchung per Telefon

Der Ablauf hat vier Schritte: Anliegen und gewünschten Zeitraum erfragen, freie Zeiten im Kalender abfragen, einen Termin anbieten und nach der Bestätigung eintragen. Technisch ruft der Assistent dafür die Schnittstelle des Kalenders auf. Entscheidend ist, dass die Prüfung der Verfügbarkeit und die Buchung auf dem Server stattfinden und nicht nur im Gesprächstext.

Vor dem Einsatz sind Regeln festzulegen: welche Terminarten es gibt, wie lange sie dauern, welche Vorlaufzeit gilt, wer welchen Kalender hat und welche Angaben Pflicht sind. Häufige Fehlerquellen sind Zeitzonen, Feiertage, doppelte Buchungen bei gleichzeitigen Anrufen und unklare Datumsangaben wie „nächsten Freitag“. Gute Assistenten wiederholen deshalb Datum und Uhrzeit vor der Buchung.